3 mois : modèles Word/PDF de domiciliation prêts pour entrepreneurs

Oui, vous pouvez utiliser un modèle de contrat de domiciliation pour immatriculer votre entreprise, à condition qu’il contienne les mentions légales obligatoires (parties, numéro d’agrément préfectoral, durée, redevance) et qu’il soit adapté à votre statut. La méthode la plus fiable : téléchargez une base en Word, personnalisez chaque clause, figez la version finale en PDF, puis signez, idéalement par voie électronique.

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En bref:

• Le contrat de domiciliation doit comporter l’agrément préfectoral valide, la description précise des services, et la durée minimale de trois mois renouvelables.
• Il est indispensable de joindre en annexe la copie de l’agrément, le montant de la redevance, et un inventaire détaillé des prestations incluses, sous peine de rejet.
• La signature électronique conforme au règlement eIDAS constitue une méthode fiable et probante pour finaliser le contrat en toute sécurité.
• Un modèle de contrat doit respecter les mentions légales obligatoires et être personnalisé pour correspondre au statut juridique spécifique de chaque entreprise.
• La vérification de la validité de l’agrément, l’absence de clause créant un droit d’occupation, et la conformité RGPD sont clés pour éviter le rejet au greffe.

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Table des matières

• Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation et quand il devient obligatoire ?
• Quelles mentions doit contenir le contrat pour être accepté au greffe ?
• Clause par clause : quelles formulations reprendre dans votre modèle ?
• Comment adapter le modèle selon votre statut juridique ?
• Quels pièges évitent un rejet de dossier au greffe ?
• Comment intégrer le contrat au dossier d’immatriculation et gérer la suite ?
• Retours pratiques sur l’usage des modèles de contrats
• Adryo, l’alternative pour gérer contrats et conformité sans jongler entre outils
• Sources

Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation et quand il devient obligatoire ?

Un contrat de domiciliation est l’accord écrit par lequel une société agréée met à disposition une adresse administrative pour le siège social d’une entreprise. Sans ce document, aucune immatriculation n’est possible : le Guichet unique et le greffe exigent systématiquement un contrat écrit pour valider la création ou le transfert de siège.

Le cadre juridique repose sur le Code de commerce, articles L.123-10 à L.123-11 et R.123-166-1 à R.123-171, qui encadre l’activité de domiciliation commerciale et impose l’agrément préfectoral aux sociétés qui l’exercent. Concrètement, ce contrat concerne :

• les SARL et SASU qui n’ont pas de local commercial propre ;
• les micro-entrepreneurs qui veulent séparer adresse professionnelle et domicile personnel ;
• les sociétés en formation, avant même leur immatriculation définitive ;
• les entreprises qui transfèrent leur siège vers une adresse de domiciliation existante.

Quelles mentions doit contenir le contrat pour être accepté au greffe ?

Un contrat incomplet est le premier motif de rejet au moment du dépôt du dossier. Les greffes vérifient systématiquement une liste précise d’éléments avant de valider l’immatriculation.

Conseil de pro : gardez toujours une copie de l’agrément préfectoral du domiciliataire en annexe du contrat. C’est la pièce que le greffe réclame le plus souvent en cas de doute.

Voici les mentions que la réglementation impose :

• identification complète des deux parties : dénominations sociales, formes juridiques, numéros SIREN ;
• référence exacte de l’agrément préfectoral du domiciliataire, avec sa date de délivrance ;
• adresse précise du siège social mis à disposition ;
• inventaire détaillé des services inclus (réception de courrier, mise à disposition de salle, standard téléphonique) ;
• montant de la redevance, périodicité de facturation et montant du dépôt de garantie ;
• durée du contrat et modalités de préavis en cas de résiliation.

La durée minimale légale pratiquée est de trois mois renouvelables par tacite reconduction, un point que beaucoup de modèles gratuits omettent ou formulent de façon ambiguë. Vérifiez aussi les modalités de paiement (virement, prélèvement) et conservez toute preuve de règlement : elles serviront en cas de contrôle.

Clause par clause : quelles formulations reprendre dans votre modèle ?

Un modèle Word générique ne vaut rien s’il reste flou sur les points sensibles. Voici les formulations qui font vraiment la différence, clause par clause.

1. Objet du contrat : précisez explicitement qu’il s’agit d’une mise à disposition d’adresse à des fins administratives et postales, sans droit d’occupation des locaux ni exercice d’activité sur place.
2. Référence à l’agrément : mentionnez le numéro d’agrément préfectoral, la préfecture qui l’a délivré et sa date de validité, avec un renvoi vers une copie annexée.
3. Durée et reconduction : fixez la durée initiale (trois mois minimum) et la clause de tacite reconduction, avec un préavis clair, souvent un mois avant l’échéance.
4. Redevance et dépôt de garantie : indiquez le montant HT et TTC, la fréquence de facturation et le montant du dépôt de garantie, avec les conditions de sa restitution.
5. Confidentialité et RGPD : ajoutez une clause sur le traitement des données personnelles transmises par le domicilié, conforme aux obligations du domiciliataire.
6. Réexpédition du courrier : précisez le mode de gestion (retrait sur place, réexpédition postale, numérisation) et la procédure en cas d’absence de retrait prolongée.

Conseil de pro : ne laissez jamais un champ vide dans le modèle téléchargé. Un espace non complété, même mineur, peut être interprété comme une clause manquante lors de la relecture au greffe.

Sur la forme, la pratique la plus sûre consiste à éditer le modèle en Word pour ajuster chaque clause à votre situation, faire relire la version, puis figer un PDF définitif avant signature. Paraphez chaque page si le document circule en version papier, et joignez toutes les annexes mentionnées dans le corps du texte (grille tarifaire, copie de l’agrément, inventaire des prestations). Pour la signature elle-même, une solution électronique conforme au règlement eIDAS accélère le processus tout en gardant une valeur probante équivalente à un paraphe manuscrit.

Comment adapter le modèle selon votre statut juridique ?

Un même modèle de base ne s’applique pas identiquement à une SARL, une SASU ou une micro-entreprise. Certains champs changent de nature selon le stade de création.

Pour une société en formation, le contrat doit être signé « au nom et pour le compte de la société en cours d’immatriculation », une formule qui protège juridiquement le signataire avant l’existence légale de l’entité. Pour une SARL ou une SASU déjà constituée, le représentant légal signe directement en cette qualité, avec justificatif d’identité et de pouvoir à l’appui.

Les pièces à joindre varient selon votre cas :

• création en cours : projet de statuts, pièce d’identité du dirigeant, justificatif de dépôt au Guichet unique ;
• société existante : extrait Kbis récent, pièce d’identité du représentant légal ;
• micro-entreprise : justificatif d’identité et attestation d’affiliation si l’activité est déjà déclarée.

En annexe, glissez systématiquement la grille tarifaire détaillée, l’inventaire précis des prestations incluses et la copie de l’agrément préfectoral. Ces trois documents évitent la majorité des allers-retours administratifs.

Quels pièges évitent un rejet de dossier au greffe ?

La plupart des refus viennent d’erreurs évitables, pas de complexité réelle du contrat. Trois vérifications suffisent à sécuriser l’essentiel.

Vérifiez d’abord que l’agrément préfectoral du domiciliataire est toujours valide à la date de signature : un agrément expiré rend le contrat inopposable, même s’il coche toutes les autres cases. Ensuite, méfiez-vous des formulations qui laissent entendre un droit au bail ou une occupation effective des locaux ; le contrat de domiciliation n’accorde qu’un service administratif, jamais un droit immobilier. Enfin, contrôlez la clause RGPD et la procédure de conservation des preuves de remise du courrier : en cas de litige, c’est souvent le seul élément qui protège le domiciliataire comme le domicilié.

• agrément préfectoral valide et non expiré à la signature ;
• absence de clause créant un droit d’occupation ou un droit au bail ;
• clause RGPD présente et conforme aux obligations de traitement des données ;
• procédure définie en cas de non-retrait du courrier au-delà de trois mois.

Conseil de pro : archivez chaque preuve d’envoi ou de remise de courrier pendant toute la durée du contrat, y compris après résiliation. C’est la pièce que réclament en priorité les contrôles liés à la lutte contre le blanchiment.

Comment intégrer le contrat au dossier d’immatriculation et gérer la suite ?

Le contrat signé n’est qu’une étape : il faut ensuite le transmettre correctement et suivre les obligations qui en découlent.

1. Joignez le contrat de domiciliation original ou une copie certifiée au dossier déposé sur le Guichet unique, avec les autres pièces exigées selon votre forme juridique.
2. Le greffe valide l’immatriculation une fois le contrat vérifié ; les délais courants varient de quelques jours à deux semaines selon la charge du greffe concerné.
3. En cas de résiliation, c’est au domiciliataire d’informer le greffe de la fin du contrat, et de tenir à jour son registre des personnes domiciliées.
4. Après la fin du contrat, conservez les preuves de remise du courrier et la trace de la notification au greffe : ces documents peuvent être réclamés bien après la rupture du lien contractuel.

Retours pratiques sur l’usage des modèles de contrats

Le plus grand facteur de blocage n’est pas la complexité du contrat, mais l’absence de traçabilité : un agrément non vérifié, une annexe oubliée, une notification au greffe jamais faite. Les dossiers qui passent sans accroc sont presque toujours ceux où chaque étape, de la personnalisation du modèle à la signature, a été documentée dans l’ordre.

— Aimen

Adryo, l’alternative pour gérer contrats et conformité sans jongler entre outils

Un modèle Word bien rempli résout la rédaction ponctuelle. Mais une société de domiciliation qui gère des dizaines, voire des centaines de dossiers, finit vite avec des contrats dispersés entre boîtes mail, tableurs Excel et classeurs papier. Adryo centralise tout ça sur une seule plateforme : contrats de domiciliation avec signature électronique eIDAS, registre des mandats tenu automatiquement, et conformité LCB-FT gérée sans ressaisie (dossier de vigilance, vérification triennale, screening PPE, déclarations Tracfin).

Le vrai gain se voit au moment d’un contrôle préfectoral ou d’une demande du greffe : au lieu de reconstituer un historique à la main, vous exportez une piste d’audit horodatée en quelques clics. La plateforme génère aussi l’état semestriel destiné au greffe et gère la facturation par prélèvements SEPA, ce qui évite le grand écart entre logiciel de facturation, outil de signature et fichier de suivi. Pour une société de domiciliation agréée qui veut sécuriser son agrément avant chaque échéance de contrôle, Adryo remplace l’empilement d’outils par une source unique. Demandez une démonstration pour voir comment vos dossiers actuels s’y intégreraient.

Sources

• Service-public.fr — Domiciliation d’entreprise (fiche pratique)
• Aaddo — Modèle de contrat de domiciliation gratuit & guide juridique 2026
• Pactolane — Modèle de contrat de domiciliation et guide