Workflows de domiciliation : du premier contact à la fin du mandat

Un workflow de domiciliation, c’est la suite d’étapes que suit chaque dossier, du premier contact avec l’entreprise à la fin du contrat, avec pour chacune un responsable, un document et une preuve. Pour un domiciliataire agréé, six enchaînements comptent : l’entrée en relation, le contrat, la vigilance LCB-FT, le courrier, les déclarations et la résiliation. Bien posés, ils rendent un contrôle de la préfecture, du greffe ou de Tracfin beaucoup moins stressant, parce que chaque réponse est déjà dans le dossier.

Cet article détaille chaque workflow, ce que la réglementation impose à chaque étape et la façon de garder une trace exploitable.

En bref

• Un bon workflow de domiciliation couvre six temps : entrée en relation, contrat, vigilance LCB-FT, courrier, déclarations, fin de mandat.
• Le contrat est écrit, dure au moins trois mois, mentionne l’agrément préfectoral et s’appuie sur un dossier justificatif par domicilié.
• La vigilance LCB-FT ne se résume pas à un calendrier : elle se règle selon le risque et se rouvre lors d’événements qui modifient la relation.
• Des échéances reviennent chaque année : listes trimestrielles, liste au 1er janvier avant le 15 janvier, information du greffe en cas de courrier non relevé ou de fin de domiciliation.
• Centraliser dossier, signature, registre, courrier et piste d’audit dans un seul outil évite la ressaisie et prépare les contrôles.

Table des matières

• Pourquoi raisonner en workflows plutôt qu’en tâches
• Workflow 1 : l’entrée en relation et la constitution du dossier
• Workflow 2 : le contrat de domiciliation et la signature
• Workflow 3 : la vigilance LCB-FT, de l’entrée à la fin de la relation
• Workflow 4 : la gestion du courrier
• Workflow 5 : les déclarations et transmissions périodiques
• Workflow 6 : la fin du mandat
• Préparer un contrôle : ce que vos workflows doivent prouver
• Notre point de vue
• Passer de la méthode à l’outil
• Questions fréquentes
• Sources

Pourquoi raisonner en workflows plutôt qu’en tâches

La plupart des sociétés de domiciliation démarrent avec un tableur, un classeur, un outil de signature et un logiciel de facturation. Chaque tâche prise isolément est simple. Le problème apparaît au moment du contrôle : il faut retrouver, pour un domicilié précis, la pièce d’identité, le contrat signé, la dernière vérification de vigilance, la date de dernière relève du courrier et la trace de la déclaration au greffe. Quand ces éléments vivent dans quatre endroits, la moindre absence de pièce devient une non-conformité.

Raisonner en workflow consiste à décrire, pour chaque événement de la vie d’un dossier, trois choses : ce qui le déclenche, ce qu’il faut produire, et où la preuve est rangée. C’est ce qui permet de déléguer sans perdre la maîtrise, notamment dans les structures de plusieurs agences ou lorsque la domiciliation n’est qu’une activité annexe d’un cabinet comptable ou d’un espace de coworking.

Workflow 1 : l’entrée en relation et la constitution du dossier

Tout commence par un dossier par domicilié. Selon la fiche de Bpifrance Création sur la réglementation de l’activité, le domiciliataire détient un dossier par domicilié contenant des pièces justificatives relatives à son identité et à son domicile, à ses lieux d’activité et, le cas échéant, au lieu de conservation des documents comptables lorsqu’il est hors de ses locaux.

Un workflow d’entrée en relation solide suit généralement cet ordre :

1. Qualification de la demande : type de structure (société, association, entrepreneur individuel), activité, origine de la demande.
2. Collecte des pièces : identité du représentant, justificatif de domicile, éléments sur les lieux d’activité, informations sur les bénéficiaires effectifs.
3. Contrôles préalables : screening PPE, sanctions, listes GAFI, cohérence de l’activité déclarée.
4. Évaluation du risque : niveau de vigilance retenu et motifs.
5. Décision : acceptation, acceptation avec vigilance renforcée, ou refus motivé.

Le point qui fait gagner du temps : ne lancer l’étape suivante que lorsque la précédente est complète. Un dossier incomplet qui avance vers la signature est la première source de remarques en contrôle. Nous avons détaillé cette séquence dans notre checklist d’onboarding client en domiciliation.

Les conditions d’exercice à garder sous la main

Le greffe du tribunal des activités économiques de Paris rappelle dans sa fiche dédiée que le domiciliataire doit disposer d’un agrément, mentionné dans tous les contrats, ne pas exercer dans un local d’habitation principale ou mixte, être immatriculé au RCS pendant l’occupation, disposer de locaux adaptés et tenir un dossier justificatif pour chaque domicilié. Ce sont ces points qu’un workflow doit permettre de démontrer à tout moment. Pour le cadre de l’agrément lui-même, voir notre article sur l’agrément préfectoral pour la domiciliation.

Workflow 2 : le contrat de domiciliation et la signature

Le contrat obéit à des règles précises. D’après Bpifrance Création, il doit être rédigé par écrit et conclu pour une durée d’au moins trois mois, renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation. Il mentionne l’agrément préfectoral, comme le rappelle aussi la fiche du greffe de Paris.

Un workflow de contractualisation propre comprend :

• un modèle de contrat maintenu à jour, avec les références de l’agrément insérées automatiquement ;
• une génération du contrat à partir des données du dossier validé, pour éviter les erreurs de saisie ;
• une signature électronique qui horodate l’accord et conserve le document final ;
• une inscription au registre des mandats immédiatement après signature, pas en fin de mois ;
• une date de renouvellement visible, pour anticiper les reconductions et les préavis.

Le gain principal est la cohérence : la date de signature, la date de début de domiciliation et la ligne du registre doivent raconter la même histoire. Dès que ces trois informations sont saisies à la main à trois endroits, des écarts apparaissent. C’est pourquoi nous proposons des contrats et signatures électroniques directement reliés au dossier et au registre.

Workflow 3 : la vigilance LCB-FT, de l’entrée à la fin de la relation

La domiciliation est une activité assujettie au dispositif de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Le workflow de vigilance se déroule en trois temps.

À l’entrée

Identification du client et du bénéficiaire effectif, compréhension de l’activité, screening PPE, contrôle des sanctions et des listes du GAFI, puis classement du risque. Ce classement détermine l’intensité des contrôles. Notre guide sur la conformité LCB-FT en domiciliation décrit les attendus, et celui sur le programme de conformité ce qu’il doit contenir.

Pendant la relation

La surveillance se règle sur le risque : un client à risque faible n’appelle pas le même rythme de mise à jour qu’un client à risque élevé. Elle se déclenche aussi sur des événements : changement de dirigeant, de bénéficiaire effectif, d’activité, de comportement inhabituel, arrivée de courriers révélateurs. Un calendrier seul ne suffit donc pas. Le workflow doit prévoir deux déclencheurs : l’échéance et l’événement.

Pour la revue périodique, la vérification triennale sert de socle, complétée par des contrôles plus rapprochés quand le niveau de risque l’exige. Les situations qui imposent d’aller plus loin sont traitées dans notre article sur la vigilance renforcée en domiciliation.

En cas de soupçon

La documentation explicative publiée par les CCI et la DGCCRF rappelle qu’il faut désigner un déclarant Tracfin et, le cas échéant, un correspondant, aux rôles distincts : la déclaration de soupçon d’un côté, la réponse aux demandes de Tracfin et la diffusion des avis de l’autre. Le même document précise que la déclaration porte notamment sur des sommes ou opérations provenant d’une infraction passible de plus d’un an d’emprisonnement, sur le financement du terrorisme ou sur la fraude fiscale. Le workflow doit donc prévoir qui alerte, qui décide, qui déclare et où la décision est tracée, y compris lorsque l’on conclut à l’absence de déclaration.

Workflow 4 : la gestion du courrier

Le courrier est le quotidien du domiciliataire et le terrain où les erreurs se voient le plus vite. Un workflow type :

1. Réception et enregistrement du pli (date, expéditeur, nature, domicilié destinataire).
2. Qualification : courrier simple, recommandé, acte de procédure, courrier administratif.
3. Notification du domicilié, avec la consigne choisie : relève sur place, numérisation, réexpédition.
4. Exécution de la consigne et enregistrement de la date.
5. Relance et alerte si le courrier n’est pas relevé.

L’alerte est règlementaire : si le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe le greffier. Un compteur automatique par domicilié, depuis la dernière prise de connaissance, évite d’y penser à la main.

Pour les recommandés, la preuve compte. La Poste indique que l’avis de réception garantit la preuve de la réception, et que l’avis de réception et la preuve de dépôt sont à conserver. Côté domiciliataire, cela se traduit par un enregistrement systématique de la date de remise et de la personne qui l’a reçue. Pour la remise de plis via un mandataire, voir notre article sur la procuration La Poste Entreprise.

Dernier point, souvent oublié : le domiciliataire doit communiquer aux commissaires de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements permettant de joindre la personne domiciliée. Une fiche de contact à jour dans le dossier rend cette demande traitable en quelques minutes.

Workflow 5 : les déclarations et transmissions périodiques

Ce workflow est un calendrier, donc il se prête bien à l’automatisation. Selon Bpifrance Création, le domiciliataire transmet chaque trimestre au centre des impôts et aux organismes compétents la liste des personnes domiciliées pendant la période ou ayant mis fin à leur domiciliation, puis, avant le 15 janvier, la liste des personnes domiciliées au 1er janvier. Le greffe de Paris décrit les mêmes listes trimestrielle et annuelle.

À cela s’ajoutent l’information du greffe en cas de courrier non relevé, celle de la cessation de la domiciliation, et, selon notre approche, l’état semestriel destiné au greffe. Pour ce dernier, nous détaillons la méthode dans l’article sur l’automatisation de l’état semestriel.

Le principe d’un bon workflow déclaratif :

• les listes se génèrent depuis le registre, jamais depuis une ressaisie ;
• chaque échéance a un responsable et un rappel anticipé ;
• la copie de la transmission et sa date sont archivées dans le dossier.

Workflow 6 : la fin du mandat

La fin de domiciliation est le workflow le plus négligé, alors qu’il engage la responsabilité du domiciliataire : l’adresse ne doit plus apparaître comme siège d’une entreprise qui n’y est plus domiciliée. Bpifrance Création indique que le domiciliataire doit informer le greffier de la cessation de la domiciliation, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation.

Étapes recommandées :

1. Enregistrer la cause : préavis du domicilié, non-paiement, défaut de conformité, non-renouvellement.
2. Notifier par écrit selon les modalités du contrat, avec preuve de remise.
3. Informer le greffe et consigner la date de l’information.
4. Traiter le courrier restant : réexpédition ou restitution, avec trace.
5. Clôturer le dossier au registre et l’archiver avec la piste d’audit.

La procédure détaillée côté domiciliataire figure dans notre article sur la résiliation d’un contrat de domiciliation. Archiver n’est pas supprimer : le dossier d’un ancien domicilié reste utile si une question surgit après coup.

Préparer un contrôle : ce que vos workflows doivent prouver

Un contrôle ne teste pas votre mémoire, il teste vos preuves. Les obligations vérifiables sont connues : agrément et sa mention dans les contrats, locaux conformes, dossier par domicilié, déclarations. Sur les locaux, la fiche de Bpifrance Création précise qu’ils comportent une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire, permettent la réunion régulière des organes de direction et la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits.

Pour l’agrément, il est accordé pour une durée de 6 ans et permet l’immatriculation au RCS. Votre calendrier doit donc faire apparaître l’échéance de renouvellement bien avant son terme, au même titre qu’une échéance de dossier client.

Une façon simple de tester vos workflows : choisissez un domicilié au hasard et essayez de reconstituer son histoire en dix minutes. Vous devez retrouver :

• les pièces d’identité, de domicile et d’activité ;
• le contrat signé avec l’agrément mentionné et sa ligne au registre ;
• le dossier de vigilance, son niveau de risque et la date de dernière mise à jour ;
• l’historique du courrier et des notifications ;
• les déclarations dans lesquelles il figure.

Si l’une de ces pièces demande plus de dix minutes, c’est là que le workflow doit être resserré. Notre méthode pour tenir ce suivi est décrite dans l’article sur le suivi des dossiers de domiciliation.

Notre point de vue

Nous voyons le même schéma chez les domiciliataires qui nous consultent : chaque tâche est maîtrisée, c’est leur enchaînement qui est fragile. Un contrat signé dans un outil, un registre dans un tableur, une vérification de vigilance dans un classeur : aucun de ces éléments n’est faux, mais personne ne peut les relier en quelques minutes.

Notre conviction est que la conformité tient à la continuité du dossier plus qu’à la qualité d’une pièce isolée. C’est pourquoi Adryo réunit le CRM des domiciliés, la conformité LCB-FT, les contrats avec signature électronique, le registre des mandats, le courrier, la facturation par prélèvement SEPA et l’état semestriel dans une source unique, avec une piste d’audit horodatée et exportable.

Chaque étape d’un workflow déclenche alors la suivante et laisse sa trace sans ressaisie. L’objectif est simple : que l’agrément préfectoral soit sécurisé avant chaque contrôle, et non préparé dans l’urgence la veille.

Aimen

Passer de la méthode à l’outil

Si vos workflows existent déjà sur le papier mais se heurtent à la ressaisie, c’est le signe qu’ils méritent d’être outillés. Adryo est un logiciel destiné aux sociétés de domiciliation agréées, aux indépendants, aux réseaux multi-agences, aux cabinets d’expertise comptable et aux espaces de coworking qui exercent cette activité. La tarification se fait au dossier, de façon dégressive, et les données sont hébergées en France dans le respect du RGPD.

Vous pouvez parcourir les 31 fonctionnalités pour piloter la domiciliation, ou découvrir directement le cockpit de conformité LCB-FT. Pour une présentation d’ensemble, rendez-vous sur adryo.fr.

Questions fréquentes

Combien de temps dure un contrat de domiciliation ?

Le contrat est écrit et conclu pour une durée d’au moins trois mois, renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation, selon la fiche de Bpifrance Création. Les conditions de préavis sont fixées dans le contrat lui-même. Votre workflow doit afficher la date de renouvellement pour chaque dossier.

À quelle fréquence faut-il actualiser la vigilance LCB-FT d’un domicilié ?

Il n’existe pas de rythme unique : la fréquence dépend du niveau de risque du client et doit aussi être revue lorsqu’un événement modifie la relation, comme un changement de dirigeant ou d’activité. Un socle triennal est détaillé dans notre article sur la vérification triennale LCB-FT. Pour les clients à risque plus élevé, des contrôles plus fréquents sont à prévoir.

Que faire si un domicilié ne relève plus son courrier ?

Si le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe le greffier, d’après Bpifrance Création. Enregistrez chaque relance et chaque date de remise pour disposer de la chronologie. Un compteur automatique par dossier évite de dépasser le délai.

Quelles listes faut-il transmettre chaque année ?

Le domiciliataire transmet une liste chaque trimestre, puis avant le 15 janvier la liste des personnes domiciliées au 1er janvier, comme l’indique le greffe de Paris. Les destinataires sont le centre des impôts et les organismes de recouvrement concernés. Générer ces listes depuis le registre limite les écarts.

Sources

• Société de domiciliation : réglementation de l’activité, Bpifrance Création
• Domiciliataire et domicilié, greffe du tribunal des activités économiques de Paris
• Document explicatif LCB-FT, CCI
• Envoyer un courrier important, La Poste

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