CRM multi-sites pour domiciliataires : le guide pour piloter vos agences

Un CRM multi-sites adapté à la domiciliation réunit, dans un seul outil, les dossiers de toutes vos agences, avec des droits d’accès par site et une conformité LCB-FT suivie au même endroit. Un CRM généraliste gère des prospects et des ventes. Un domiciliataire, lui, doit tenir des dossiers de vigilance, des contrats, un registre, du courrier et des déclarations, et en répondre devant la préfecture, le greffe ou Tracfin. Voici comment choisir et déployer un outil qui tient cette charge sur plusieurs sites.

En bref

• Un CRM multi-sites pour domiciliation doit gérer le siège et les agences dans une base unique, avec des droits distincts par site et par rôle.
• Le cœur du besoin n’est pas commercial : c’est le dossier de chaque domicilié, sa conformité LCB-FT, son contrat, son courrier et sa facturation.
• Les critères qui comptent : sécurité des données, hébergement en France, intégration avec l’existant, accompagnement de l’éditeur et piste d’audit exportable.
• Un déploiement réussi commence par un référentiel commun (modèles, procédures, rôles), puis migre les agences une à une.

Table des matières

• Ce qu’est un CRM multi-sites en domiciliation
• Pourquoi le multi-sites change la donne
• Les obligations que l’outil doit aider à tenir
• Les fonctions à exiger d’un CRM de domiciliation multi-sites
• Critères de choix : ce que les décideurs regardent
• Déployer un CRM dans un réseau de domiciliation
• Notre point de vue
• Adryo pour les sociétés de domiciliation et leurs réseaux
• Questions fréquentes
• Sources

Ce qu’est un CRM multi-sites en domiciliation

Un CRM multi-sites est un outil de gestion de la relation client où plusieurs établissements, agences ou sociétés partagent une même plateforme. Le siège voit l’ensemble, chaque agence ne voit que son périmètre. Pour une société de domiciliation, la logique est identique, mais l’objet géré change : ce n’est pas un portefeuille d’opportunités, c’est un portefeuille de dossiers de personnes domiciliées, chacun soumis à des obligations légales.

Le mot « CRM » est donc un raccourci. Dans ce métier, l’outil doit couvrir au minimum :

• la fiche de l’entreprise domiciliée, de ses dirigeants et de ses bénéficiaires effectifs ;
• le dossier de vigilance LCB-FT et son historique ;
• le contrat de domiciliation et sa signature ;
• le registre des mandats et les procurations de courrier ;
• la réception, le scan et la remise des plis ;
• la facturation de l’abonnement et le suivi des impayés ;
• les états et déclarations destinés au greffe et à l’administration.

Si une seule de ces briques vit dans un tableur ou dans un classeur, l’outil n’est plus une source de vérité, et le problème se répète à chaque agence.

Pourquoi le multi-sites change la donne

Avec un seul site et une seule personne, un tableur et quelques dossiers papier suffisent un temps. Dès que deux agences ou plus travaillent sous la même enseigne, trois difficultés apparaissent.

Des pratiques qui divergent. Chaque agence finit par avoir son propre modèle de contrat, sa propre façon de classer les justificatifs et son propre rythme de revue des dossiers. Lors d’un contrôle, la qualité du dossier dépend alors de l’agence tirée au sort.

Une visibilité incomplète pour le responsable conformité. Sans vue consolidée, impossible de savoir combien de vérifications triennales arrivent à échéance ce trimestre, ni quels dossiers n’ont pas de bénéficiaire effectif identifié.

Des accès mal maîtrisés. Un collaborateur d’agence n’a pas besoin de consulter les dossiers d’une autre agence. À l’inverse, le responsable conformité doit tout voir. Les données personnelles des dirigeants domiciliés justifient de limiter les accès au strict nécessaire.

Les obligations que l’outil doit aider à tenir

Choisir un CRM pour la domiciliation commence par les obligations, pas par les fonctionnalités. Les greffes les rappellent dans leurs fiches officielles.

Le dossier de chaque personne domiciliée

Selon les fiches des greffes, le domiciliataire met en œuvre les obligations LCB-FT prévues aux articles L.561-1 à L.561-45 du code monétaire et financier. Il détient pour chaque personne domiciliée un dossier contenant les justificatifs du domicile personnel et des coordonnées téléphoniques du dirigeant, ainsi que les justificatifs des lieux d’activité et du lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas chez lui. La fiche du greffe du tribunal des activités économiques de Paris ajoute que le greffier doit être informé de la fin d’une domiciliation, et qu’un signalement est attendu lorsque le domicilié n’a pas relevé son courrier depuis trois mois.

Ces deux obligations se traduisent directement en fonctionnalités : un dossier complet par domicilié, des alertes sur les pièces manquantes et un indicateur de courrier non relevé.

Les listes trimestrielles et annuelles

Le greffe du tribunal des activités économiques de Versailles précise que le domiciliataire fournit chaque trimestre une liste des personnes qui se sont domiciliées ou ont mis fin à leur domiciliation, ainsi qu’une liste annuelle avant le 15 janvier des personnes domiciliées au 1er janvier. La documentation fiscale de l’administration (BOFiP) rappelle ces mêmes listes et renvoie aux articles L123-11 à L123-11-8 du Code de commerce.

Pour un réseau de plusieurs agences, ces listes doivent être consolidées sans ressaisie. C’est un test simple pour un outil : peut-il produire, à la demande, l’état de toutes les agences, ou seulement d’une agence à la fois ?

Les bénéficiaires effectifs

Le décret n° 2020-118 du 12 février 2020 précise les obligations de vérification de l’identité du bénéficiaire effectif et invite les entités assujetties à consulter systématiquement les registres dédiés. Dans la pratique, chaque dossier doit donc porter l’identification des bénéficiaires effectifs, sa date de vérification et sa preuve.

Pour aller plus loin sur la méthode, notre guide sur la conformité LCB-FT en domiciliation détaille les étapes du dossier de vigilance, et celui sur la vérification triennale explique ce que le responsable conformité doit contrôler à chaque échéance.

Les fonctions à exiger d’un CRM de domiciliation multi-sites

Un référentiel unique, des droits par site

Le socle d’un outil multi-sites, c’est la séparation des périmètres. Concrètement, vous devez pouvoir définir :

• un rôle siège ou conformité, qui voit toutes les agences ;
• un rôle responsable d’agence, limité à son site mais capable d’agir sur tous ses dossiers ;
• un rôle gestionnaire de courrier, qui réceptionne et remet les plis sans accéder aux pièces d’identité ;
• un rôle lecture seule pour l’expert-comptable ou l’auditeur.

L’attribution des droits demande un vrai travail d’organisation : qui est responsable de quel dossier, et que se passe-t-il quand un collaborateur change d’agence ? Mieux vaut le décider avant la migration que dans l’urgence. Si vous réfléchissez à l’organisation des accès, des équipes et du reporting entre siège et sites, ce guide sur les applications métier sur mesure donne des pistes pour cadrer ce type de projet.

Une conformité LCB-FT intégrée, pas ajoutée

Un CRM générique impose de construire soi-même les champs, les alertes et les règles de la vigilance. Un outil conçu pour la domiciliation les fournit : dossier de vigilance, bénéficiaires effectifs, screening des personnes politiquement exposées, contrôle des sanctions, listes du GAFI, échéances de la vérification triennale et déclarations à Tracfin. L’enjeu est que chaque obligation soit outillée, avec une trace de qui a fait quoi et quand.

Les manquements ont un coût. D’après un article de synthèse, la DGCCRF contrôle le dispositif LCB-FT des entreprises de domiciliation et la commission des sanctions peut aller jusqu’au retrait de la carte d’agrément. Pour un réseau, une seule agence défaillante peut donc exposer toute la structure.

Contrats, mandats et signatures

Le contrat de domiciliation est la pièce centrale. Dans un réseau, il doit partir d’un modèle validé par le siège, être personnalisé par agence, puis signé électroniquement. Le registre des mandats doit se mettre à jour sans saisie parallèle. Notre fonctionnalité contrats et signatures électroniques est conçue pour cela, avec une signature conforme au règlement eIDAS.

Courrier et plis

Le courrier est le quotidien du domiciliataire, et la source de nombreuses erreurs quand il se gère sur papier. Un bon outil enregistre chaque pli à son arrivée, le rattache au bon dossier, trace sa remise ou sa réexpédition et alerte quand un domicilié ne relève plus rien. Sur la question des procurations postales, notre article sur la procuration La Poste Entreprise fait le point sur la conformité.

Facturation et prélèvements

La domiciliation fonctionne par abonnement. Il est plus simple que la facture, le prélèvement SEPA et le statut du contrat vivent dans le même dossier : un impayé peut alors déclencher une relance sans quitter l’outil, et la résiliation d’un contrat met à jour la liste destinée au greffe.

Traçabilité, reporting et exports

Pour préparer un contrôle, trois choses comptent :

1. une piste d’audit horodatée : chaque modification est journalisée avec son auteur ;
2. des exports que vous pouvez remettre à un contrôleur sans retraitement ;
3. un tableau de bord consolidé qui montre, agence par agence, les dossiers complets, les pièces manquantes et les échéances à venir.

C’est ce qui permet de limiter les ressaisies. Si une donnée est saisie une fois, à l’ouverture du dossier, elle alimente ensuite le contrat, la facture, l’état destiné au greffe et le registre. Notre méthode de suivi des dossiers de domiciliation décrit cette logique pas à pas, et l’article sur l’automatisation de l’état semestriel montre ce que la génération automatique change au quotidien.

Critères de choix : ce que les décideurs regardent

Une étude menée par efficy et la Junior ESSEC Conseil auprès de 322 organisations, relayée par L’Observatoire de la Tech, indique que 76 % des décideurs français placent la sécurité des données dans leur top 3 des critères de choix d’un CRM. Viennent ensuite l’intégration avec l’existant (43 %), l’accompagnement par l’éditeur (34 %) et l’hébergement européen ou la localisation des données (27 %).

Pour un domiciliataire, ces critères prennent un sens particulier, car les dossiers contiennent des pièces d’identité, des justificatifs de domicile et des informations sur les bénéficiaires effectifs.

Sur le volet données personnelles, deux de nos articles aident à construire la grille : ce que doit prévoir un contrat de sous-traitant SaaS et les obligations de protection des données en domiciliation.

Déployer un CRM dans un réseau de domiciliation

Le choix de l’outil ne fait que la moitié du travail. La réussite tient à l’ordre dans lequel on déploie.

1. Cartographier l’existant. Listez les fichiers, classeurs, modèles de contrat et outils de facturation de chaque agence. Vous verrez d’où viennent les écarts.
2. Définir le référentiel commun. Un seul modèle de contrat, une seule liste de pièces à demander, une seule procédure de vigilance. Les agences adaptent les coordonnées, pas la méthode.
3. Fixer les rôles et les périmètres. Qui voit quoi, qui valide quoi. Documentez-le, car cette règle sera aussi un élément de preuve en cas de contrôle.
4. Nettoyer avant d’importer. Un dossier incomplet importé reste un dossier incomplet. Profitez de la migration pour repérer les pièces manquantes et planifier les régularisations.
5. Migrer par vagues. Commencez par une agence pilote, mesurez le temps gagné, corrigez, puis étendez aux autres.
6. Former et fixer un rituel. Une revue mensuelle du tableau de bord consolidé par le responsable conformité suffit souvent à garder le réseau aligné.

Le programme de conformité qui encadre tout cela est détaillé dans notre article sur le contenu d’un programme de conformité LCB-FT.

Notre point de vue

Nous voyons le même schéma dans les réseaux de domiciliation : chaque agence a bâti, avec de bonnes intentions, son propre assemblage de tableurs, de papier, d’un logiciel de facturation et d’un outil de signature. Tant que personne ne contrôle, tout semble fonctionner. Le jour d’un contrôle, il faut reconstituer un historique à partir de cinq sources.

C’est pourquoi nous avons conçu Adryo comme une source de vérité unique : le CRM des domiciliés, la conformité LCB-FT, les contrats, le registre des mandats, le courrier, la facturation par prélèvements SEPA et l’état semestriel pour le greffe dans une même plateforme. Chaque action laisse une piste d’audit horodatée que l’on peut exporter à tout moment.

Notre conviction : la conformité ne doit pas être un sprint avant chaque contrôle, mais le résultat naturel du travail quotidien. Quand la saisie se fait une fois et alimente tout le reste, le responsable conformité peut enfin piloter plutôt que courir après les pièces.

Aimen

Adryo pour les sociétés de domiciliation et leurs réseaux

Adryo est un logiciel SaaS destiné aux sociétés de domiciliation agréées : domiciliataires indépendants, réseaux multi-agences, cabinets d’expertise comptable et espaces de coworking qui exercent une activité de domiciliation. Il réunit le CRM des entreprises domiciliées, le cockpit de conformité LCB-FT, les contrats, le registre des mandats, le courrier et les plis et la facturation par prélèvements SEPA. Les données sont hébergées en France, dans le respect du RGPD, et la tarification se fait au dossier, de façon dégressive.

Pour voir comment la plateforme s’adapte à votre organisation multi-sites, rendez-vous sur adryo.fr.

Questions fréquentes

Un CRM classique suffit-il pour une société de domiciliation ?

Un CRM généraliste peut stocker des fiches, mais il ne connaît ni le dossier de vigilance, ni la vérification triennale, ni les listes destinées au greffe. Vous devez alors construire et maintenir ces éléments vous-même. Un outil conçu pour la domiciliation intègre ces obligations dès le départ.

Comment limiter l’accès aux dossiers de chaque agence ?

On définit des rôles et des périmètres : le siège et la conformité voient tout, les responsables d’agence voient leur site, les gestionnaires de courrier n’accèdent pas aux pièces sensibles. Documentez ces règles et vérifiez que chaque connexion est journalisée.

Quelles données doit-on conserver, et combien de temps ?

Les durées dépendent de la nature de la pièce : dossier de domiciliation, obligations LCB-FT, facturation et comptabilité n’obéissent pas aux mêmes règles. Paramétrez-les avec votre délégué à la protection des données ou votre conseil, en vous appuyant sur les textes du Code de commerce et du Code monétaire et financier.

Combien de temps faut-il pour migrer plusieurs agences ?

Il n’y a pas de durée universelle : elle dépend du nombre de dossiers, de leur état et de l’organisation des équipes. Une agence pilote suivie de vagues successives permet de mesurer le gain avant de généraliser.

Sources

• Fiche du greffe du tribunal de commerce de Cannes : domiciliataire et domicilié
• Fiche du greffe du tribunal des activités économiques de Paris
• Fiche du greffe du tribunal des activités économiques de Versailles
• BOFiP : obligations déclaratives et domiciliation
• Décret n° 2020-118 du 12 février 2020
• L’Observatoire de la Tech : choix d’un CRM
• Le dispositif LCB-FT et les obligations des entreprises de domiciliation

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