Logiciel de domiciliation : 10 critères pour bien le choisir

Un logiciel de domiciliation est l’outil qu’une société de domiciliation agréée utilise pour gérer ses domiciliés : contrats, dossiers de vigilance LCB-FT, courrier, facturation et relation client. Il ne fournit pas d’adresse. C’est l’outil du domiciliataire, pas une offre de domiciliation pour les créateurs d’entreprise.

Vous cherchez plutôt une adresse de siège pour votre société ? Consultez l’annuaire des sociétés de domiciliation. Ce guide s’adresse aux domiciliataires qui choisissent leur outil de gestion.

TL;DR

• Un logiciel de domiciliation doit d’abord vous aider à tenir vos obligations : agrément préfectoral, vigilance LCB-FT, contrôle de la DGCCRF.
• Les 10 critères : conformité LCB-FT, courrier, contrats et signature, facturation SEPA, facture électronique, espace client, suivi commercial, droits et traçabilité, hébergement et RGPD, migration et prix.
• En démo, venez avec un vrai dossier : un outil se juge sur votre activité, pas sur une présentation.

Table des matières

• Logiciel de domiciliation : de quoi parle-t-on ?
• Pourquoi un tableur ne suffit plus
• Les 10 critères pour choisir votre logiciel de domiciliation
• La grille à remplir pendant vos démos
• Comment Adryo répond à ces critères
• FAQ

Logiciel de domiciliation : de quoi parle-t-on ?

La domiciliation d’entreprises est une activité réglementée. Pour l’exercer, il faut un agrément délivré par le préfet, valable six ans. Le domiciliataire est aussi assujetti à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (article L.561-2, 15° du Code monétaire et financier), sous le contrôle de la DGCCRF.

Un logiciel de domiciliation réunit ce que ces obligations imposent de tenir au quotidien :

• le dossier de chaque domicilié : contrat, pièces d’identité, bénéficiaires effectifs ;
• la vigilance LCB-FT : niveau de risque, contrôles PPE et sanctions, mises à jour ;
• le courrier reçu pour le compte des domiciliés ;
• la facturation des abonnements et les encaissements ;
• la relation avec les clients et les prospects.

Que vous gériez 40 domiciliés ou plus de 2 000 dossiers, les obligations sont les mêmes. Seul le volume change.

Pourquoi un tableur ne suffit plus

Beaucoup de sociétés de domiciliation démarrent avec un tableur, un dossier partagé et une boîte mail. Puis arrive le fichier suivi_domiciliés_FINAL_v3.xlsx, que plus personne n’ose trier.

Le problème n’est pas le tableur. C’est ce qu’il ne sait pas faire :

• Prouver. Lors d’un contrôle, il faut montrer qui a vérifié quoi, et quand. Un tableur ne garde pas d’historique fiable.
• Prévenir. Une pièce expirée, un mandat à renouveler, un domicilié qui devient PPE : rien ne vous alerte.
• Relier. Le contrat est dans un dossier, le courrier dans un autre, les factures dans un troisième outil. Personne n’a la vue d’ensemble.

La réforme de la facture électronique ajoute une contrainte : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les PME devront en émettre à partir du 1er septembre 2027.

Les 10 critères pour choisir votre logiciel de domiciliation

1. La conformité LCB-FT intégrée au dossier

C’est le critère qui protège votre agrément. Chaque domicilié doit avoir un dossier de vigilance complet : identité, bénéficiaires effectifs, niveau de risque, contrôles PPE, criblage des sanctions et du gel des avoirs.

La conformité ne doit pas être un module à part, rempli après coup. Elle se fait pendant l’enregistrement du domicilié, puis reste à jour.

À demander en démo : « Montrez-moi le dossier d’un domicilié tel que je le présenterais lors d’un contrôle. »

2. Le courrier et les plis

Le courrier est le service que vos domiciliés voient tous les jours. Le logiciel doit enregistrer chaque pli, le numériser, prévenir le destinataire et garder la trace de sa remise ou de sa réexpédition.

À demander en démo : « Combien d’étapes pour enregistrer et notifier un recommandé ? »

3. Les contrats et la signature électronique

Le contrat de domiciliation est écrit et mentionne votre numéro d’agrément. Un bon outil le génère depuis vos modèles, le fait signer électroniquement et le range dans le dossier, sans ressaisie.

Vérifiez le niveau de signature proposé au sens du règlement eIDAS, et la conservation des preuves de signature.

À demander en démo : « Du devis accepté au contrat signé, que dois-je saisir à la main ? »

4. La facturation récurrente et les prélèvements SEPA

Vos revenus sont des abonnements. Le logiciel doit facturer chaque mois sans intervention, gérer les mandats SEPA, prélever et relancer automatiquement les impayés.

À demander en démo : « Que se passe-t-il quand un prélèvement est rejeté ? »

5. La facture électronique

Avec la réforme, vos factures passeront par une plateforme agréée. Demandez à l’éditeur comment il s’y prépare : réception des factures fournisseurs, émission au bon format, suivi des statuts.

À demander en démo : « Avec quelle plateforme agréée travaillez-vous, et à partir de quand ? »

6. L’espace client et l’application mobile

Vos domiciliés veulent consulter leur courrier, leurs factures et leurs documents sans vous appeler. Un espace client en ligne, et si possible une application mobile à votre marque, réduit les sollicitations et valorise votre service.

À demander en démo : « L’espace client porte-t-il mon nom et mon logo, ou ceux de l’éditeur ? »

7. Le suivi commercial

Un domicilié commence par être un prospect. Si le logiciel gère aussi les demandes entrantes, les devis et les relances commerciales, le dossier se constitue dès le premier contact. Rien n’est ressaisi à la signature.

À demander en démo : « Un prospect qui signe devient-il domicilié sans ressaisie ? »

8. Les droits, le multi-sites et la traçabilité

Dès que vous avez plusieurs adresses ou plusieurs collaborateurs, il faut régler qui voit quoi et savoir qui a fait quoi. Un journal des actions horodaté sert aussi de preuve lors d’un contrôle.

À demander en démo : « Puis-je limiter un collaborateur à une seule adresse ? »

9. L’hébergement, la sécurité et le RGPD

Vous confiez au logiciel des pièces d’identité et des données personnelles. L’éditeur est votre sous-traitant au sens du RGPD : il doit vous proposer un accord de sous-traitance, dire où sont hébergées les données et comment elles sont protégées.

À demander en démo : « Où sont hébergées mes données, et comment les récupérer si je pars ? »

10. La migration, la mise en route et le prix

Changer d’outil fait peur à cause de l’historique. Demandez si la reprise de vos contrats et de vos pièces est prise en charge, et combien de temps prend la mise en route.

Côté prix, comparez à périmètre égal. Un tarif par dossier suit votre activité, un tarif par utilisateur suit la taille de votre équipe. Vérifiez surtout ce qui est inclus : la conformité LCB-FT est-elle dans le prix de base ou en option ?

À demander en démo : « Quel sera mon prix total, options comprises, pour mon nombre de dossiers ? »

La grille à remplir pendant vos démos

Posez les mêmes questions à chaque éditeur. Un critère sans réponse claire compte comme un « non ».

Comment Adryo répond à ces critères

Adryo est le logiciel de domiciliation né dans le métier. Il réunit dans une seule plateforme :

• la conformité LCB-FT : un cockpit de conformité avec dossier de vigilance, screening PPE, contrôle des sanctions et déclarations Tracfin ;
• le courrier : scanné et notifié au domicilié ;
• les contrats : signature électronique intégrée ;
• la facturation : prélèvements SEPA et relances automatiques ;
• le suivi commercial : pipeline et devis ;
• l’espace client et l’application mobile, à votre marque.

Les données sont hébergées en France. La reprise de vos données est prévue et la mise en route prend moins de deux semaines. Le tarif est calculé par dossier, dégressif, conformité LCB-FT toujours incluse : à partir de 0,76 € HT par dossier et par mois en formule annuelle, au-delà de 2 000 dossiers.

FAQ

Qu’est-ce qu’un logiciel de domiciliation ?

C’est l’outil de gestion d’une société de domiciliation agréée. Il centralise les contrats, les dossiers de vigilance LCB-FT, le courrier, la facturation et la relation avec les domiciliés.

Quelle différence entre un logiciel de domiciliation et une société de domiciliation ?

La société de domiciliation fournit une adresse de siège aux entreprises. Le logiciel de domiciliation est l’outil qu’elle utilise pour gérer ces entreprises domiciliées.

Un logiciel de domiciliation est-il obligatoire ?

Non. Mais les obligations du domiciliataire le sont : agrément préfectoral, vigilance LCB-FT, conservation des pièces. Un logiciel permet de les tenir et de le prouver lors d’un contrôle.

Combien coûte un logiciel de domiciliation ?

Les éditeurs facturent au dossier, à l’utilisateur ou au forfait. Comparez le prix total pour votre nombre de dossiers, options comprises. Chez Adryo, le tarif est calculé par dossier et dégressif, et la grille est publique sur la page Tarifs.

Peut-on changer de logiciel sans perdre ses données ?

Oui, si l’ancien outil permet d’exporter vos contrats, vos pièces et votre historique. Demandez à chaque éditeur s’il prend en charge la reprise, et dans quel délai.

Sources

• Code monétaire et financier, article L.561-2, 15° : assujettissement des domiciliataires à la LCB-FT.
• Code de commerce, articles L.123-11-2 et suivants : domiciliation des entreprises et agrément préfectoral.
• DGCCRF : blanchiment de capitaux et financement du terrorisme
• impots.gouv.fr : facturation électronique et plateformes agréées
• Direction générale du Trésor : registre national des gels

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